«Топливные» и «масляные» расходы. Как взыскать перерасход гсм с водителя

Расходы ГСМ определяются на основании утвержденных норм. Виды норм расходов ГСМ:

базовая линейная норма на 100 км пробега;
норма для исполнения транспортных работ на 100 т/км;
норма на одну тонну дополнительной массы (в случае использования прицепа);
норма на поездку с грузом (эта норма связана с маневровкой автомобиля и выполнением операций погрузки-разгрузки);
норма на 100 км пробега при выполнении специальных работ;
норма на работу специального оборудования, установленного на автомобилях (рассчитанная на один час или одну операцию);
норма на работу автономного обогревательного устройства (рассчитанная на один час).

Нормами предусмотрены также различные надбавки и поправочные коэффициенты, позволяющие учитывать обстоятельства, в которых выполняются работы (например, климатические условия).

Давайте разбираться: пережог топлива

Также знание этих цифр позволяет более рационально расходовать ресурсы организации, не допускать перерасхода. Если компании начисляется налог на прибыль, то расчет расхода топлива будет важной вехой в обосновании компенсации с этого налога.

В логистических организациях рекомендуется проводить замер всех вновь поступивших в ее ведение автомобилей, особенно если транспортное средство уже имеет пробег. Кем заполняется Для того чтобы организовать замер и оформить документ должным образом, нужно сформировать комиссию.

В нее должны входить не менее трех не заинтересованных в исходе дела лиц. Это может быть экономист, директор, бухгалтер, водитель, секретарь и пр.

Помимо этого, желательно подтверждение их квалификации. Инженерное, экономическое образование – важный фактор, который придает дополнительную юридическую значимость документу.

Приказ на списание топлива

Применение поправочных коэффициентов и переход на летние или зимние нормы начинается по приказу руководителя предприятия. В случае выявления сверхурочных расходов ГСМ, составляется ведомость таких расходов и подается руководителю предприятия для принятия решения о возмещении стоимости перерасходованных ГСМ.
Как правило, сверхурочные расходы горючего рассматриваются как недостача, подлежащая возмещению за счет виновных лиц. При бригадном методе работы, по согласию рабочих допускается введение солидарной ответственности за недостачу.
За экономию ГСМ водителям могут выплачиваться премии. Такое премирование предусматривается специально разработанным на предприятии положением.

Внимание

Выплаты премий за экономию ГСМ происходят на основании приказа руководителя предприятия. В бухгалтерском учете эти виды премий зачисляются на соответствующий счет расходов по элементу «Расходы на оплату труда».

Как составить приказ на списание гсм

Тогда в приказе надо провести четкие границы между теми и другими, чтобы на проверке не возникло путаницы с тем, какие нормы правильные (4). Расход топлива в весенне-летний и осенне-зимний периоды разный.

Инфо

Поэтому надо установить в приказе летние и зимние нормы. Как вариант, можно закрепить зимнюю надбавку в процентах, за счет которой на зимний период будет увеличиваться норма расходования топлива.

Размеры надбавок для разных регионов есть в старом распоряжении Минтранса (5). В приказе можно установить, кто из работников будет отвечать в компании за соблюдением новых норм (6).

Это может быть, к примеру, руководитель АХО или начальник транспортного отдела. С новым приказом надо ознакомить этого сотрудника, а также работника бухгалтерии, который отвечает в компании за учет расходов на ГСМ (7).

Перерасход гсм? за счет водителя!

Акт контрольного замера расхода топлива составляется в случае необходимости точного отражения количества ГСМ, которое тратится конкретной машиной в реальных условиях. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта контрольного замера расхода топлива.docСкачать образец акта контрольного замера расхода топлива.doc Для чего существует Если на балансе организации числится легковой или грузовой автомобиль, использующий какой-либо вид топлива, то для оптимизации деятельности компании руководитель и другие ответственные лица должны быть в курсе, сколько тратится ГСМ на километр пробега.
В противном случае создаются благоприятные условия для мошеннических действий нанятых водителей. Этот акт – отправная точка или проверка на честность работника.
В любом случае такой замер – гарантия честной работы, со знанием реальных цифр о затратах.

Акт контрольного замера: обосновываем расход топлива (юрьева ю.в.)

Источник: журнал «Главбух» Сейчас всем компаниям, у которых есть автотранспорт, надо решить, обновлять ли свои нормы списания ГСМ. И если да, то издать соответствующий приказ. Необходимость в этом возникла потому, что Минтранс России обновил свои нормы из распоряжения от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, которое давно уже не отвечало реалиям авторынка. В нем не было норм для многих популярных сейчас иномарок, например Chevrolet Aveo, Scoda Octavia, Ford Focus. Образец приказа о нормах ГСМ смотрите ниже. Сейчас нормы для всех моделей дополнены распоряжением от 14 мая 2014 г. № НА-50-р. Взять их на вооружение - право, а не обязанность организации. Можно и дальше списывать бензин по собственным нормативам. Риск здесь невелик, ведь Минфин признал, что Налоговый кодекс РФ вообще не требует нормировать расходы на горючее (письмо от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875).

Пример приказа на списание горюче-смазочных материалов по нормам

Приказы Приказ на списание ГСМ составляется на каждом предприятии, имеющем в собственности транспортные средства. Образец оформления приказа предлагаем скачать ниже. ГСМ – это горюче-смазочные материалы, которые включаются в себя топливо, тормозные жидкости, масла и прочие смазочные материалы.

Списание ГСМ выполняется по нормативам, устанавливаемым на каждом предприятии для каждого транспортного средства. Нормы расхода ГСМ могут быть установлены на основании реальных замеров для каждого ТС, а могут браться и официально утвержденные нормативы. Каким бы образом не происходило списание горюче-смазочных материалов, необходимо утвердить приказ, которые будет устанавливать порядок списания ГСМ, нормы списания и документы, с помощью которых топливо и прочие материалы будут списываться.

Акт контрольного замера расхода топлива

Так будущие расчеты расхода ГСМ будет делать проще, с учетом локализации передвижения. Также обязательно прописывается в документе:

сколько было топлива внутри транспортного средства на начало процесса, какого типа и марки оно было;
сколько осталось в баке бензина (или другого ГСМ) на окончание процесса замера;
была ли осуществлена дозаправка или сливание топлива (если нет – указать этот момент в документе);
итоговые затраты ГСМ в литрах или другой единице измерения;
детализация начальных и конечных показателей спидометра (в километрах);
сколько км составил пробег в течение всего замера;
указывается расход, высчитываемый путем деления количества горючего на километры, – рассчитывается также общий расход на 100 км.

Важный нюанс! Все числовые данные в бумаге прописываются как цифрами, так и прописью.

Бланкер.ру

Материальная выгода Заключение трудового договора на работу по совместительству во время отпуска по беременности и родам Договор подряда подпись договора займа одним лицом Учет НДС при УСН Учет иностранного НДС НДФЛ с компенсации питания Услуги по правлению оказывает ИП,учредитель и директор учреждения Контролируемая сделка Об НДФЛ с отпускных О финансовой помощи учредителя Об НДФЛ с отпускных Учредители Если основное средство приобретено для перепродажи Применение УСН при ведении нескольких видов деятельности имущественный вычет пенсионеру Компенсация по уходу за ребенком Временно пребывающие Ставки страховых взносов Документальное оформление ремонта автотранспортных средств Аренда автомобиля у сотрудника Оформление материальной помощи Ввод в эксплуатацию по частям Входной НДС по импортным товарам, можно ли принять к вычету. Изменилась кадастровая стоимость земли, как считать налог.

Приказ на списание гсм

Как правило, ведомость расходования ГСМ составляется на один календарный месяц. В нем указывается:

полное наименование предприятия;
наименование структурного подразделения;
персональные данные водителя;
марка, государственный номер автомобиля;
подотчетный период, за который будет производиться списание ГСМ.

Ее форма разработана в виде таблицы, в которой в столбцы вписываются:

порядковый номер;
дата;
марка используемого бензина либо дизельного топлива;
масла и иных видов ГСМ;
подпись подотчетного водителя;
итоговые данные.

Как правило, ведомость составляет материальный бухгалтер, на которого возложена обязанность учета ГСМ. Каждый водитель сдает ему чек или расходный счет, данные которого он заносит в ведомость.
В нем следует привести перечень норм расхода топлива, установленных предприятием. Виды нормативов на расход ГСМ, измерение в литрах:

базовая норма, применяемая в расчете на 100 км пробега транспортного средства при его полном оборудовании;
транспортная норма, подсчитываемая на 100 км пробега, но показатель обусловлен грузоподъемностью транспортного средства;
норма с учетом одной тонны дополнительной массы, если будет использован прицеп;
норма, рассчитанная на поездку с грузом с учетом маневрирования транспортного средства при выполнении операций погрузки-разгрузки;
норма, устанавливаемая на 100 км пробега при производстве специальных видов работ;
норма с учетом специального оборудования, которое устанавливается на транспортное средство.

Акценты этой статьи:

норм ы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный рас ход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

баз овая линейная норма на пробег автомобиля;
норма на выполнение транспортной работы;
норма на тонну снаряженной массы;
норма на одну поездку с грузом;
норма на пробег при выполнении специальной работы;
норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1

Причины, приводящие к применению коэффициентов корректировок норм расхода топлив а
Повышение норм расхода (п. 3.1 Норм № 43)	Понижение норм расхода (п. 3.2 Норм № 43)

Работа в холодное время года. Работа в горной местности и/или на маршрутах с холмистым рельефом. Работа на дорогах со сложным планом. Работа в городских условиях. Работа с частыми остановками. Работа, которая требует снижения скорости. Работа в карьерах, езда по полям, на лесных или степных участках. Работа в сверхтяжелых дорожных условиях. Эксплуатация новых автомобилей и двигателей. Поездка на автомобиле с длительным сроком эксплуатации. Почасовая работа грузовых авто. Учебная езда. Необходимость поддержания комфортных температурных условий в салоне. Езда на дорогах общего пользования за пределами города и на дорогах, проходящих через населенные пункты. Использование специальных транспортных средств, оборудованных специальной звуковой сигнализацией, для выполнения неотложных служебных заданий	Работа за пределами населенных пунктов на дорогах общего пользования. Эксплуатация городских автобусов в режиме «на заказ» или с другой целью, но не на постоянных маршрутах. Решение руководства предприятия

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненн ых работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором о ни были понесены.

Из этого следует вывод:

стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выпо лненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налог ообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑ ),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Наименование и цена (грн/л)	Фактическое количество (л)/стоимость (грн.)	По норме: количество (л)/стоимость (грн.)	Сверх установленных норм (перерасход) (л)/стоимость (грн.)

Бензин – 15,00

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

	Первичныедокументы	Бухгалтерский учет	Налоговый учет
	Первичныедокументы

Списано топливо	Путевой лист
Отражен сверхнормативный расход топлива	Путевой лист, учетные регистры
Начислены налоговые обязательства по НДС (938,25 х 20 %)	Налоговая накладная

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.

П роблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предприятий, эксплуатирующих транспортные средства. Если у компании имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк предприятия крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ. Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» компания, скорее всего, захочет взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника. В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия организации могут быть успешно оспорены в суде.

Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.

Базовый документ для установления его смысла - Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее - Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра - почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая компанию причина - это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники организации являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный - это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить). В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет еще проще - резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприятие занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, оно может составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности. В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги. Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

К сведению

Свернуть Показать

Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Если же в компании возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены. Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог». В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности компании в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

К сведению

Свернуть Показать

Если проверку обстоятельств причинения ущерба компания не проведет, то ее действия по удержанию стоимости ГСМ с водителя могут быть признаны незаконными (см., например, решение Эжвинского районного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 2-453/2012).

Поскольку стоимость перерасходованного топлива представляет для компании материальный ущерб, взыскание будет проводиться по правилам ТК РФ (гл. 39).

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности - наличие его вины. В ситуации с перерасходом ГСМ даже наличие данных систем учета и контроля безусловным доказательством вины не будет. Он, как уже было сказано, может быть вызван разными причинами. Поэтому основания считать работника виновным могут быть установлены только после того, как будут исключены все другие факторы, которые повлияют на перерасход.

И что делать?

Сначала организация должна документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предприятию придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Советского районного суда г. Омска от 02.06.2009 по иску С. к муниципальному унитарному предприятию города Омска (номер неизвестен); решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Перерасход - в расход

Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.

С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.

В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).

Объяснительная

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). И это не должно быть пустой формальностью. Все изложенные доводы должны быть проверены и оценены. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы компании покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдала ли сама компания обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Размер имеет значение

После того, как будут оценены все обстоятельства, повлекшие «пережог», и компания будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

Применительно к перерасходу ГСМ это будет цена его приобретения (с НДС) на день причинения ущерба (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

К сведению

Свернуть Показать

Водителя нельзя признать полностью материально ответственным лицом в отношении используемого топлива. Дело в том, что ГСМ в понимании ст. 243 и 244 ТК РФ не является вверяемым работнику имуществом, а сам водитель не является лицом, с которым может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Используемые ГСМ служат для них лишь средством, необходимым для исполнения трудовых обязанностей, которым водителя должен обеспечить работодатель (ст. 22 ТК РФ).

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ следует соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20% начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20% до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее 1 месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Альтернативные варианты

Конечно, описанный порядок взыскания с работников стоимости ГСМ является весьма кропотливым, требующим учета многих факторов и правильного оформления всех необходимых документов. Поэтому в некоторых случаях предприятия обеспечивают возмещение затрат по «пережогу» иными способами.

Наличие перерасхода уменьшает премию

Чтобы применить этот способ, внутренними документами компании выплата премии должна быть поставлена в зависимость от наличия либо отсутствия перерасхода.

Но здесь также следует учитывать, что перерасход может быть вызван иными причинами, а не только действиями работника. Поэтому, чтобы сотрудник не смог оспорить депремирование, целесообразно ставить премирование в зависимость от доведения работником факта перерасхода до работодателя.

Например, в инструкции водителя можно прописать обязанность незамедлительно по окончании смены доводить до руководства информацию о наличии перерасхода. С технической точки зрения, возможно отследить исполнение этой обязанности, если на автомобиле установлены приборы учета пробега (километража), данные которых водитель не может изменить. По окончании смены, получив данные о пробеге, измерив остаток топлива в баке и сравнив эти данные со сведениями о количестве топлива на начало смены, водитель самостоятельно может рассчитать, вышел ли он за пределы норматива. Далее, узнав об обнаруженном перерасходе, представители администрации могут принять оперативные меры для установления его причин. Работник, в свою очередь, оградит себя от материальной ответственности в спорной ситуации. Если же водитель обязанности по своевременному информированию о перерасходе ГСМ не выполнил, допустив его нарастание, лишение такого работника премии будет обоснованным.

Водитель оплачивает перерасход путем покупки топлива

Конечно, такой способ возможен только при согласии водителя. Но в качестве мотивации работнику можно объяснить, что в противном случае будет проведено служебное расследование, и факт привлечения к материальной ответственности может негативно отразиться на характеристике такого водителя, например, при применении поощрений либо при поиске им новой работы.

Если деятельность индивидуального предпринимателя связана с автотранспортными услугами или для выполнения основной деятельности используются служебные автомобили, то не редки случаи, когда бизнесмен сталкивается со злоупотреблениями со стороны водителей. Некоторые из них используют служебный транспорт в личных целях, а кто-то – даже для того, чтобы подработать. При этом предприниматель несет значительные расходы на ГСМ. В случае выявления злоупотреблений предпринимателю стоит взыскать издержки с виновного лица. Однако если делать это через суд, то необходимо очень четко установить вину и правильно оформить необходимые документы. О том, как это сделать, читайте в статье.

Проблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предпринимателей, эксплуатирующих транспортные средства. Если у вас имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ. Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» вы, скорее всего, захотите взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника. В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия предпринимателя могут быть успешно оспорены в суде.

Базовый документ для установления его смысла – Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее – Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра – почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании, индивидуальным предпринимателем. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

Наконец, наиболее волнующая предпринимателя причина – это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный – это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить). В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет еще проще – резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприниматель занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, можно составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности. В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги. Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

К сведению
Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

Если же возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены. Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог». В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности предпринимателя в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

К сведению
Если проверку обстоятельств причинения ущерба компания не проведет, то ее действия по удержанию стоимости ГСМ с водителя могут быть признаны незаконными (см., например, решение Эжвинского районного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 2-453/2012).

Поскольку стоимость перерасходованного топлива представляет для ИП материальный ущерб, взыскание будет проводиться по правилам ТК РФ (гл. 39).

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности – наличие его вины. В ситуации с перерасходом ГСМ даже наличие данных систем учета и контроля безусловным доказательством вины не будет. Он, как уже было сказано, может быть вызван разными причинами. Поэтому основания считать работника виновным могут быть установлены только после того, как будут исключены все другие факторы, которые повлияют на перерасход.

И что делать?

Сначала предприниматель должен документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предпринимателю придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Советского районного суда г. Омска от 02.06.2009 по иску С. к муниципальному унитарному предприятию города Омска (номер неизвестен); решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Перерасход – в расход

Вопрос о том, может ли предприниматель в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.

С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.

В итоге ИП при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если будут представлены документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).

Объяснительная

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдал ли сам предприниматель-работодатель обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Размер имеет значение

После того, как будут оценены все обстоятельства, повлекшие «пережог», и предприниматель будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

К сведению
Водителя нельзя признать полностью материально ответственным лицом в отношении используемого топлива. Дело в том, что ГСМ в понимании ст. 243 и 244 ТК РФ не является вверяемым работнику имуществом, а сам водитель не является лицом, с которым может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Используемые ГСМ служат для них лишь средством, необходимым для исполнения трудовых обязанностей, которым водителя должен обеспечить работодатель (ст. 22 ТК РФ).

Альтернативные варианты

Конечно, описанный порядок взыскания с работников стоимости ГСМ является весьма кропотливым, требующим учета многих факторов и правильного оформления всех необходимых документов. Поэтому в некоторых случаях предприниматели обеспечивают возмещение затрат по «пережогу» иными способами.

Наличие перерасхода уменьшает премию

Чтобы применить этот способ, внутренними документами выплата премии должна быть поставлена в зависимость от наличия либо отсутствия перерасхода.

Водитель оплачивает перерасход путем покупки топлива

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

«Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
«С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

		Сумма, руб.	Операция (документ)
			Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.